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転職はメール返信で合否が変わる?正しい書き方例とNG行動6つとは

転職は人生を左右する大切なイベントですから、メールの返信で損をするようなことは避けたいですよね。

メール返信のやり方はなんとなく分かっているけど、どこかで印象を悪くするNG行動をとっていないかと、心配になる方もいることでしょう。

転職活動でやり取りするメールの返信にも、守るべきルールがあります。

ルールをしっかり守ってやり取りしていれば、採用担当者に好印象を持ってもらえるかもしれません。

この記事では、転職時に必要となる返信メールの正しい書き方と、6つのNG行動をご紹介します。

正しいルールを知ることで、知らず知らずのうちにNG行動を取ってしまうこともなく、メールやり取りを通じて、採用担当者に好印象を持ってもらえるはずです。

それでは、早速確認していきましょう。

転職活動におけるメールの返信は重要!

企業の採用担当者は、選考のやり取りで返信されてくるメールを読んで、あなたの社会常識や人柄を判断しています。

ですので、転職活動におけるメールの返信は、実はとても重要です。

特別な理由がない限りは、一通ごとにしっかりと丁寧に返信するようにしましょう。

ただし企業から送られてくるメールのなかには、対象者に一斉に送られるメールもあります。

また、タイトルや本文のなかで、「返信不要」と書かれているメールにあえて返信すると、ルールを守れない人だと思われてしまいます。

一斉配信や「返信不要」とされているメールには、返信メールを送らないようにしましょう。

転職活動で注意すべきメール返信マナーNG例6つ

転職活動を通じてメールを返信するときに、どのようなことに注意をしておくべきでしょうか。

ここからは転職活動でメールを送るときに、返信のマナーとしてNGとされている6つの例をご紹介します。

自身の返信メールに該当することがないか、改めてチェックしてみましょう。

返信が遅すぎる

転職活動中はなにかと忙しいと思いますが、企業の採用担当者も日々の業務に追われて、多忙な中でメールをやり取りしています。

転職活動中に企業からメールが来た場合は、基本的にメールを確認したら、すぐに返信するようにしましょう。

働きながら転職活動を行っている方であれば、すぐに返信は難しいかもしれません。その場合でも、24時間以内には返信をするように心がけましょう。

アドレスに問題がある

いま自分が所属している会社のメールアドレスを使って、メールのやり取りをするのは避けましょう。

本来の用途以外でも平気で使う、非常識な人間だと思われてしまう可能性があります。

また、好きなアーティスト名の入ったアドレスなども、公私の使い分けができない人と思われかねないので、避けた方が無難です。

基本の構成がなっていない

ビジネス上のメールは、基本の構成が決まっています。

①件名、②宛先、③挨拶、④本文、⑤締め、⑥署名

以上の6つの流れを必ず押さえるようにしましょう。

要件だけを書いて返信するのは、ビジネスマナーがなっていない人と判断されてしまいます。

改行が少なく読みにくい

返信メールの基本は読みやすいことです。読みにくいメールでは用件が伝わりません。

3~4文に1回は改行を入れて、相手が読みやすいメール文を心がけましょう。

敬語が正しく使えていない

本文中の言葉の使い方にも注意しましょう。

いちばん損をしてしまう残念なメールは、敬語を正しく使えていないメールです。

× 了解しました ⇒ 〇 承知しました

× 見ました ⇒ 〇 拝見しました

× 行きます ⇒ 〇 伺います

よく使う言葉でも上記のように正しく使えているか、今いちど確認しておきましょう。

誤字脱字が多い

返信メールに誤字脱字が多いと雑な印象を与えてしまい、書類作成や仕事ぶりでも同じ懸念があると疑われてしまいます。

メール送信前に必ず読み直して、誤字脱字がないかチェックしましょう。

転職活動でのメール返信をスムーズにする4つのコツ

転職活動におけるメール返信には、一定のルールがありますが、コツさえつかんでしまえば難しいことはありません。

以下の4つのポイントを押さえて、スムーズなメールのやり取りを心がけましょう。

「Re:」のまま返信して、前回の本文も残す

メールを返信するときには、「Re:」となる件名の部分はそのままにして、返信をするようにしましょう。

相手は多数の人とメールのやりとりをしています。件名を残しておくことで、どのメールの返信かを判断することができます。

また、本文も残しておくことで、他のメールを参照しなくても、そのメールだけでこれまでのやり取りを確認することもできます。

ビジネスメールでは、件名を「Re:」のまま返信をして、本文も残すのがマナーと覚えておきましょう。

メールでのやりとりを続けるうちに、「Re:」が何個も続いてしまうこともありますが、その場合は、1~2個残してあとは削除して構いません。

結論を早めに記載する

企業の担当者はとても忙しいので、メールを読む時間すら惜しいもの。

グダグダ長文が書いてあるメールより、簡潔に結論が示してあるメールの方が、担当者にとってもありがたいのです。

挨拶を書き終えたら、まず結論から書くように習慣づけましょう。

期日や要望は先に述べておく

返信を急いでいたり、どうしても確認したい要望があれば、先にわかるように記載しておきましょう。

相手の二度手間を防ぐためにも有効です。

難しい名前にはふりがなをしておく

個性的な読みづらい名前の場合は、相手が読めるように、ふりがなを記載するようにしましょう。

漢字の後にカッコをつけて、ひらがなで書いておくと好印象です。

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転職活動におけるメール返信例 テンプレート6選!

転職活動において、メールを返信しなければならない場面は多々あります。

こんなときはどんな文章を書けばいいの?

上記のような悩みはよくあることですよね。

ここからは、シーン別のテンプレートを6つご紹介します。

面接の日程承諾や変更依頼、選考辞退や内定承諾まで、さまざまなシーンごとに使えるメール返信のテンプレートです。

何を書けばいいか、文章が浮かばない!

このようなときに、ぜひテンプレートをご活用ください。

面接日程承諾の場合

件名:変更せず「Re:」のまま返信

○○○○株式会社
○○部 □□様

お世話になっております。

面接日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。

○月○日○時からということで承知いたしました。

ご指示いただきました日程でお伺いいたします。

お忙しいところ、お時間をいただき誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

氏名(ふりがな)
住所
携帯番号
メールアドレス

面接日程変更依頼の場合

件名:面接日程変更のお願い【苗字 名前:×月×日×時予定】

○○○○株式会社
○○部 □□様

お世話になっております。

先日は面接日程のご調整いただきまして、ありがとうございました。

ご連絡いただきました面接日程の件ですが、
急用のため貴社にお伺いすることが難しくなりました。
こちらの都合で大変申し訳ございません。

勝手なお願いで誠に恐縮なのですが、
以下の日程で面接の再設定をいただけないでしょうか。

・○月○日(曜日)○時~〇時
・○月○日(曜日)○時~〇時

お忙しいところ、お手数をおかけして申し訳ありませんが、
ご検討をいただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。

氏名(ふりがな)
住所
携帯番号
メールアドレス

面接日程提案の場合

件名:変更せず「Re:」のまま返信

○○○○株式会社
○○部 □□様

お世話になっております。

書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

面接の希望日程につきまして、下記のとおりご連絡いたします。

第一希望 ○月○日(曜日) 〇時~〇時
第二希望 □月□日(曜日) 〇時~〇時
第三希望 △月△日(曜日) 〇時~〇時

お手数をおかけいたしますが、上記よりご調整いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

氏名(ふりがな)
住所
携帯番号
メールアドレス

必要書類を添付する場合

件名:変更せず「Re:」のまま返信

○○○○株式会社
○○部 □□様

お世話になっております。

ご依頼いただきました〇〇〇〇につきまして、
本メールに添付してお送りいたします。

お忙しいところお手数ですが、
ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名(ふりがな)
住所
携帯番号
メールアドレス

選考辞退したい場合

件名:選考辞退のご連絡【苗字 名前】

○○○○株式会社
○○部 □□様

お世話になっております。

誠に申し訳ございませんが、
一身上の都合により、貴社の選考を辞退させていただきたく、
ご連絡を差し上げました。

ここまでご調整をいただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となり誠に申し訳ありません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

氏名(ふりがな)
住所
携帯番号
メールアドレス

内定承諾する場合

件名:変更せず「Re:」のまま返信

○○○○株式会社
○○部 □□様

お世話になっております。
内定の通知をいただきました△△です。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社からの内定を謹んでお受けいたします。

入社後は、一日も早く貴社に貢献できるよう精進して参りますので、
これからどうぞよろしくお願いいたします。

氏名(ふりがな)
住所
携帯番号
メールアドレス

転職活動でメールの返信がない場合は

本命の会社であればあるほど、先方からのメール返信がないときは焦ってしまいますよね……

返信が遅いときは、基本的に何らかの事情があるはずで、うっかり返信を忘れていたというようなことはほとんどないはずです。

ここからは、先方よりメールの返信がなかなか来ない場に、対処する方法についてご紹介します。

メールの返信は1週間は待とう

2~3日が返信がないと不安になってしまいますが、選考には時間がかかるものです。

最低でも1週間~2週間ほどは返信を待ってみましょう。

お知らせには○○までかかります

事前にこのように言われている場合は、それまでは静かに待っておくのがマナーです。

大企業は返信が遅い傾向にある

とくに応募先が大企業の場合は、応募者も多数であり、選考する担当も複数人で進めるケースがほとんどです。

返信が遅いとヤキモキしてしまいますが、応募先の事情を考慮して、気長に待つようにしましょう。

中小企業でも返信が遅い場合はある

中小企業の場合でも、採用担当者が他の業務を兼任していることが多く、業務の兼ね合いで、メール返信が遅くなることもあります。

私も現場の採用責任者を担当していた時期がありますが、実際に別業務の出張で、2~3日は返信ができないというケースはありました。

催促はしない方がよい

前述のとおり、返信メールが送られてこないというのは、先方に何かしらの事情があるためなので、よっぽどの事情がない限り、催促をしない方がよいでしょう。

選考結果は先方から連絡があるまで待つ、これが基本マナーです。

催促をすることで、マイナスの印象を持たれてしまう可能性もあります。

催促するなら電話ではなくメールで

何らかの事情で、どうしても催促をする必要がある場合は、電話ではなくメールで確認をするようにしましょう。

担当者は忙しいはずです。

そういう状況で電話の催促をされると、「せっかち・身勝手・常識がない」などのマイナス印象につながってしまいます。

催促する場合のメールのテンプレート

件名:変更せず「Re:」のまま返信

○○○○株式会社
○○部 □□様

お世話になっております。

先日はお忙しい中、面接の機会を設けていただき、ありがとうございました。

選考の結果につきまして、いつ頃にご連絡をいただけるか、
教えていただくことは可能でしょうか。

本来であれば、面接時にお伺いしておくべきでしたが、
私の不注意でこのような督促めいたメールを差し上げてしまい、
大変申し訳ございません。

ご多忙の中、お手数をおかけして誠に恐縮ですが、
ご連絡を頂けますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名(ふりがな)
住所
携帯番号
メールアドレス

まとめ:転職活動ではメール1つで合否の運命が変わる!

転職活動のツールのなかで、メールはとても大きな役割を担っています。

メールを出すタイミングや書き方次第で、選考の合否に関わる可能性があるといっても過言ではありません。

転職活動でのメール返信のポイント
  • メールの返信はなるべく早く、遅くても24時間以内
  • 「①件名、②宛先、③挨拶、④本文、⑤締め、⑥署名」の基本構成を守る
  • 結論は冒頭で述べ、改行などを適切に読み手にわかりやすく書く
  • 正しい敬語で丁寧な言葉づかい、送る前に読み返して誤字脱字チェック
  • 採用担当者への思いやりや、感謝する気持ちを忘れない

上記のポイントをふまえたメール返信を徹底して、転職活動を有利に進めていきましょう。

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この記事を書いた人
ぽけご
40代男性、兵庫県在住。ITベンチャーで月200時間残業をこなして仕事に没頭 ▷ 経営幹部に登りつめる ▷ 自分を見失いうつ症状で退職/40代で転職する難しさや孤独さを自身で体験し、40代転職を応援するWebメディア「セカンドゴング」を立ち上げる。
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