退職手続き

退職願は手書きがベスト!正しい書き方例と提出するタイミングとは

転職を考えているという方は、今の会社を退職することについても、同時に考えているはずです。

これまでずっと同じ会社に勤めてきて、退職を経験したことがないという方なら、退職の手続きについてもよく分からないことが多いでしょう。

たとえば退職願と退職届の違いなど、意外と勘違いしやすいこと多いのです。

面接をクリアして、新しい就職先の内定をもらえたら、いよいよ今の職場に退職願を出す必要があります。

退職願の出し方ひとつでも、上司との話し合いがスムーズに進んだり、円満退社できるかどうか変わってくるものです。

「退職願は手書きで書く方がよい」と言われていますが、その理由や正しい書き方、提出するタイミングについてなど、この記事でご紹介していきます。

退職願を出すタイミングでバタバタすることが無いように、事前にチェックしておきましょう。

退職願についての正しい知識

まずは退職願について、正しい知識を確認しておきましょう。

退職することが初めての場合は、退職願について、意外と間違った認識を持っていることも多いのです。

退職願・退職届・辞表はそれぞれ意味合いが違う

ドラマなどではよく「辞表」が登場しますよね。

どれもみな同じように見えますが、実はそれぞれに役割があり、違うものなのです。

混同しないようにしましょう。

退職願は「退職の意志を打診する書類」

退職願とは形式上、退職したい意向を会社に意思表示するための書類です。

退職願が提出されることで、会社側は労働契約の解除を検討し、後任者の選定や業務の引継ぎ、退職時期の検討などの準備に入ります。

会社側が退職希望者を高く評価している場合は、引き留め策がとられることもあります。

あくまでも願い出るための書類という位置づけなので、会社に受理されても、双方の合意があれば、退職願を撤回できる場合もあります。

退職届は「退職日を明記して退職を届け出る書類」

退職届とは、退職日を明記して、会社に退職することを届け出るための書類です。

円満退職する通常の流れとしては、まずは退職願を上司に手渡して退職を打診して、最終的に退職が認められた後で、退職日を明記した退職届を作成し、会社に提出します。

ですので、いきなり退職届を出すというのは、会社側からすると一方的できつい印象を与えます。

また、退職届は受理されたあとに撤回はできない書類とされていますので、退職願との違いを理解して取り扱うようにしましょう。

辞表は「経営陣が役職を辞する、公務員が辞める時の退職届」

辞表とは、取締役などの経営側にいる人物が役職を辞めるとき、公務員が辞める場合に提出する届け出のことです。

よく刑事ドラマなどで辞表が登場するのは、警察官も公務員だからなのでしょうね。

一般企業においては、取締役など経営側の人間以外は、使用しませんので注意しましょう。

退職願は手書きの方が望ましい

退職願については、法律で「必ず提出する必要がある」と定められているわけではありません。

したがって、口頭で申し出るだけでも法律上は問題ないのですが、あとでトラブルになることを避けるためにも、退職願を提出するようにしましょう。

また退職願は、手書きで書くことが望ましいとされています。

もちろん会社によっては、退職願がファイルで用意されている場合もありますが、手書きで作成するほうが誠意が伝わるものです。

字がきたなくて手書きに自信がない場合は、パソコンで作成したあとで、署名だけを手書きして提出する形をオススメします。

退職願で注意したい4つのこと

退職願で注意しておきたいポイントが4つあります。書き始める前にきちんとチェックしておきましょう。

最低でも2週間前には提出する

法的なことをいえば、退職する2週間前までに、口頭もしくは書面で申し出る必要があるとされています。

しかし2週間前では短すぎますよね…。

就業規則に従って、会社側にもなるべく迷惑が掛からないように、1~2ヶ月前には提出しておくことが理想です。

退職願と退職届では意味合いが違う

前述したとおり、退職願と退職届では意味も役割も異なっています。

  • 退職願:退職を申し出て、承認を得るための書類
  • 退職届:退職が決まって、最終的に会社に退職を申請する書類

まずは退職願を提出して、退職が決定したあとに退職届を提出しましょう。

修正ペンは使わない

社会人として常識の範囲内ですが、退職願や退職届は非常に重要な書類です。人生の方向転換をして、会社への影響も大きい書類です。

できるだけ手書きで書くことを推奨しましたが、その際に書き損じてしまった場合は、もういちど書き直しましょう。

書き間違えた文字などに修正ペンで修正を施して、その上から書いたものを提出することは、絶対にやめておきましょう。

退職届は原則撤回できない

退職届は原則として撤回できません。

パワハラやセクハラなどで辛い目にあい、とっさに退職届を出してしまって、あとで後悔する…

このようなことが無いようにしましょう。

退職願については、いちど会社側に受理されたとしても、その後に話しをするなかで、撤回が受け入れられる場合もあります。

ただしこの場合も、「退職の気持ちがあるヤツ」という目で見られてしまいます。

  • いまの環境は本当に我慢できないほどひどいものか?
  • 自分の努力で変えることはできないか?

上記のようなことをよく考えてから、退職を申し出るようにしましょう。

退職願の書き方について

退職願の基本的な書き方の例をご紹介します。

多くの書類では横書きされますが、退職願の場合は、基本的に手書きの縦書きがベストです。

退職願のフォーマットは?

会社でフォーマットが決まっている場合は、それに従いましょう。人事や総務に詳しく話を聞いて、どういう形式で提出すべきか相談してください。

ここでは、一般的な退職願の書き方についてご紹介します。

前述したように、基本は縦書きです。用紙については、白の事務的な便せんなどがよいです。

退職願_縦書き_例文
退職願の書き方

 「退職願」の文字

退職願と書く。他の文字より少し大きめに。

 「私事」

本文1行目の一番下に「私事」、もしくは「私儀」と書く。

 「一身上の都合」

退職理由は「一身上の都合」が決まり文句です。

 日付の記入

日付の記入は西暦でもかまいませんが、和暦の方が一般的です。

 数字の記入

縦書きの時には数字は漢数字で書きます。西暦で書く場合も漢数字で書きましょう。

 氏名の記入

名前は必ず自筆で書きましょう。パソコンで作成する場合でも、名前だけは自筆で。印鑑はシヤチハタ以外。

 会社名の記入

勤務中の会社の正式名称。(株)などと省略せず、「株式会社」とすべてを記入する。

 宛名

文頭から企業の最高責任者の役職、氏名。

 敬称

敬称は殿か様を使用。「様」を使用しておいた方が無難です。

本番と同じ用紙に同じペンで下書きをしてから、本番を書くようにしましょう。この手順を踏むことで、書き損じを減らすことができます。

書き終えたら封筒に封入します。詳しくは次項でご説明します。

封筒について

退職願を提出する際は、封筒は必ず白封筒を使用してください。茶封筒はビジネスマナーとして、使用しないほうが望ましいとされています。

退職願を書き上げた便せんは、1/3に折ります。

白封筒は、A4サイズの便せんに合わせるのであれば長形3号、B5サイズの便せんであれば長形4号となります。

まず白封筒を用意して、表書きをします。封筒の表面中央に「退職願」と清書してください。

封筒をひっくり返して、裏面の左下に、自分の所属部署と氏名を記入しましょう。

封筒への記入が終わったら、折り曲げた便せんを封入し、続いてのりで口をとめて、「〆」と書き記します。

退職願はいつ提出するべきか?

退職願はいつ提出するべきでしょうか?

転職先が決まっても、いまの会社を退職することができなければ、転職することができません。

ここでは、退職先を提出するタイミングについて確認していきましょう。

退職日は上司と相談して決定する

この日までには辞めたい

このように考えている日付の、1~2ヶ月前には伝えるようにしましょう。

ただし、いきなりこちらから退職日を指定するのではなく、まずは上司と相談したうえで、いつ退職するのかを詰めていくのが理想的です。

退職の調整において、上司は会社の窓口となる存在です。

上司とはきちんと意見交換をして、双方が納得できる日を退職日に定めましょう。

そして、退職日が決まった段階で退職願を書いて上司に提出します。

どちらかが身勝手な都合を押し付けると、どうしても関係がギクシャクしてしまうものです。

上司とよく話し合って決めることで、円満退社へとつながります。

なるべく繁忙期は避ける

これまで働いてきた企業ですから、いつが繁忙期なのかはわかっているはずですよね。

社会人のマナーとして、人手が足りなくなって社内がバタバタするような繁忙期に、退職することはできるだけ避けましょう。

忙しくなることが分かっているのに、後任人事や引継ぎが十分ではない中で退職を進めることは、上司や同僚にも悪印象を与えます。

できるだけ繁忙期を避けて、会社にも上司の気持ちにも、ゆとりがある時期に退職できるように段取りすると、円満に退職の話を進めやすくなります。

プロジェクトの終了前は避ける

いま自分が関わっているプロジェクトがあるのなら、そのプロジェクトが終了してから、退職する段取りで話を持ち出しましょう。

自分が関わったプロジェクトは、最後まで責任を果たすことが、社会人としてのけじめです。

手掛けたプロジェクトを途中で放り出すようなことなく、最後まで責任を果たしたうえで、退職するようにしましょう。

退職する手続きの流れついては、以下の記事で私の実体験にもとづいて解説していますので、詳しく知りたい方はこちらをどうぞ。

▼退職手続きの流れはこちら▼

まとめ:退職願は手書きで誠意を伝えよう

退職を届け出るやり方は、会社によっても形式が異なっています。

基本的には、まずは上司に退職の意向を伝えて、相談しながら退職日を決めていく流れとなります。

その中で退職願を準備して、会社に提出してください。

できるだけ忙しくない時期に、できるだけ早めに。そして退職願は手書きで提出することで、誠意を伝えやすくなります。

残念ながらいまの会社は、自分の夢をかなえる場所ではなかったかもしれません。また、つらい思い出の多かった場所かもしれません。

しかしそれでも、お世話になった会社だという思いがあるのではないでしょうか。

「立つ鳥跡を濁さず」ということわざがあります。

今までありがとう。次もがんばれよ!

こんな風に送り出してもらえるような、退職のしかたを心がけましょう。

▼40代におすすめの転職サイトはこちら▼
この記事を書いた人
ぽけご
40代男性、兵庫県在住。ITベンチャーで月200時間残業をこなして仕事に没頭 ▷ 経営幹部に登りつめる ▷ 自分を見失いうつ症状で退職/40代で転職する難しさや孤独さを自身で体験し、40代転職を応援するWebメディア「セカンドゴング」を立ち上げる。
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