仕事の引き継ぎがいい加減なときの注意点とうまく乗り切るコツは?

転職したときには、誰かの業務を引き継いで仕事をすることになるわけですが、

引き継ぎがいい加減で困るんだけど…

こんな思いになったことはありませんか?

しかし、たとえいい加減な引き継ぎでも、業務を続けていかなければなりません。

引き継いだ仕事は自分の責任になってしまいますから、ヤケを起こさずに冷静に対処しましょう

引き継ぎの質は、ほぼ前任者のクオリティだといえます。

あなたが前任者より質の高い仕事すれば、高い評価を得られるチャンスとなるはずです。

この記事では、仕事でいい加減な引き継ぎをされて困惑している方へ向けて、注意しておきたいポイントを解説しています。

これまで転職を7回経験してきた筆者の体験談にもとづいて、わかりやすくお話ししていますので、あなたの引継ぎ対応の参考にしていただけると幸いです。

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目次

転職先の引き継ぎがいい加減でも冷静に対処しよう

転職して新しい仕事を引き継ぐときに、

  • 前任者の引き継ぎがいい加減
  • 引継ぎの内容がわかりにくい

こういったことは珍しいことではありません。

とくに前任者がいい加減な人だった場合は、引き継ぎもいい加減になりがちでしょう。

しかし、いい加減な引き継ぎだからこそ、こちらは冷静に対処をするべきです。

引き継ぎ業務ができないレベルの人もいる

筆者の経験談ですが、あるメーカーに転職したとき、

取引のある小売店を訪問する

という業務を、仕事のひとつとして引き継ぎしました。

ところが、驚くべきことに前任者は、小売店の担当者や関係者を把握していなかったのです。

業務を引き継ぐことが決まった段階では、

前任者

取引先のリストとかは作ってないんですけどね…

このような状態でした。

筆者は同じ業界に長くいましたので、そのありえない状況に、

こんなレベルで通用してしまうのか…

と愕然としたことを記憶しています。

そして引き継ぎらしい引き継ぎもなく、筆者が仕事を受け持つことになったのです。

筆者はイチから自分でリストを作成することになり、2年後に後任の担当者へ作成したリストを渡して、きちんと引き継ぎをおこないました。

引き継ぎがいい加減でも、ヤケを起こしてはいけない

たとえ引き継ぎに問題があったとしても、

なんていい加減なんだ…

このようなヤケを起こしてはいけません。

転職先でしっかりと評価を得ていくためにも、

自分の方が明らかにいい仕事ができるな!

というプライドを持って、仕事をしていくほうが建設的です。

いい加減な仕事の引継ぎをされている場合は、

前任者よりも質の高い仕事をすれば、自分の評価を上げるチャンスになる

上記のような捉え方をしましょう。

前任者を否定することは、周りには好まれない

前任者の引き継ぎがいい加減だからといって、

  • 前任者を否定する
  • 前任者に責任を押しつける

上記のような対応も避けたほうが無難です。

あなたが前任者を非難したところで、よほど酷い人で解雇されたとかでもない限り、

たしかにあいつは使えなかったからなぁ…

このように同意してくれる人は、ほとんどいないでしょう。

既存の人たちからすれば、あなたは前任者よりも新参者ですから、ほとんどの場合は前任者の味方をするはずです。

前任者のおかしいところを指摘しても、

おかしいと思うなら、君がもっと効率のよいやり方をすればよいのでは?

こんなふうに、自分の首を絞めることになりかねません。

引継ぎ資料がいい加減なときによくある注意点

引き継ぎ自体がいい加減なこともありますが、

なんだこの引き継ぎ資料は?いい加減すぎるだろう…

というケースもよくあります。

こういった場合は覚悟を決めて、イチから自分で資料を作るつもりでやるしかありません。

ただ、ちょっとだけ注意しておきたいことがあります。

変なやり方には何らかの理由があるケースも

引き継ぎ資料がいい加減だった場合は、

自分のやり方で新しいマニュアルを作成する

ということになるでしょう。

ただし、すべてを自分の考えだけで進めるのではなく、引継ぎ資料を参考にしながら、冷静に考えた方がよい内容もあります

なんでこんなバカげた古臭いやり方しているんだ…

このように思えることでも、実はなにか理由があるのかもしれません。

たとえばExcelデータの入力で、全部のカタカナをわざわざ半角で打ってあった場合。

これは個人の好みで半角にしてあるわけではなく、全データがそうなっているかもしれませんし、

他のデータとぶつけるときに、半角にしておく必要がある

ということなのかもしれません。

また、ずいぶん古いやり方をしていると感じても、

クライアントの要望に合わせてそうしてるんだよ

という場合もあります。

一見すると変なやり方でも、何かしらの理由が存在している場合もあるので

すべてを新しいやり方に変えてしまうのは、リスクが伴う場合がある

ということを認識しておきましょう。

過去の業務でも、後任者の責任にされる場合がある

引き継ぎを終えたあとは、

前任者の仕事は、自分の仕事として責任を問われる可能性がある

ということを心得ておきましょう。

とても理不尽なことですが、ひどい会社の場合は、

  • 前任者の不手際
  • 過去のデータが間違っていた

上記のような場合でも、自分の責任にされてしまう場合があります。

過去データのミスは、当然ながら前任者の責任ですが、

何でも前任者のせいにするのもおかしいだろう

このように考える人もいるのです。

過去の資料を、すべて検証しなおすことは難しいかもしれませんが、

重要な部分だけでも、前任者が作成した資料も見直しておく

ということをおすすめします。

いい加減な引き継ぎを乗り切るためのポイント

引き継ぎがいい加減だった場合は、どのような対応をすればよいのでしょうか?

ここでは、自分でできる具体的な対応策についてご紹介します。

前任者がまだ退職していない場合は、連絡が取れるようにしておく

引き継ぎがいい加減だけど、前任者がまだ社内に残っている場合には、わからないことを理解できるまでしつこく聞いて、問題点を解明しておきましょう。

前任者が退職してしまう場合でも、

わからないことが出てきたら、お電話してもいいですか?

と了承を取っておくと、とても便利です。

筆者も急な退職をしたときに、

お電話すみません。ちょっと質問したいのですが…

こんなふうに、後任から何度も電話で相談を受けたことがあります。

経験者にとっては簡単なことかもしれませんが、後任者は初めて経験するので、戸惑うことも多いでしょう。

わからないことは、後からでも聞けるようにしておく

ということをおすすめします。

自分で引継ぎマニュアルを作成する

引き継ぎをしているときは、前任者と一緒に業務をやっているので、

なんとなく理解できたかな…

という感覚になっていることも多いでしょう。

しかし、実際に一人でやったときに問題が発生すると、

引継ぎマニュアルを見ただけではよくわからない…

こういったことがたくさん出てくるものです。

後から出た問題にもしっかり対処できるように、

  1. 引き継ぎをする段階で、仕事の流れや内容について整理をしておく
  2. 自分自身で引継ぎマニュアルを作成しておく

上記の取り組みを、引き継ぎ期間中に実施するようにしてください。

他人の作ったマニュアルよりも、自分で作ったマニュアルで確認するほうが、理解のしやすさが格段に違います。

マニュアルを作成する際は、フローチャートで図解にしておくとわかりやすいのでおすすめです。

引き継ぎが完璧だった場合は、あなたの腕が試される

前任者との引き継ぎが問題なく終われば、それに越したことはありませんよね。

スムーズに業務が進めば、あなたの仕事も評価されるというものです。

でも、ちょっとだけ気をつけておいた方がいいこともあります。

前任者が有能だった場合は要注意

前任者のレベルが低かったとき、あなたが前任者よりも仕事ができれば、自身の評価を高めることができます。

しかし、社内において、

前任者の○○さんは有能だったから大変だね

このように思われているときは、注意しなければなりません。

なぜなら、前任者のクオリティが高ければ高いほど、なにかと比較されてしまうことになるからです。

会社側は前任者と同等か、あるいはそれ以上のレベルを求めてきます。

しっかり頑張らなければ、なかなか評価を得られないでしょう。

とくに中途採用の場合は、即戦力として採用されるわけですから、

前任者よりも能力が低いな…

このように思われてしまうと、ピンチに陥ってしまいます。

有能だと思われていたけど、実はそうでもなかったとき

まれにあることですが、前任者は評価が高くやり手だと思われていたのに、

実際には、評判よりも仕事のレベルが低かった

というケースもあります。

筆者も過去に、

  • 過去資料のファイリングがめちゃくちゃだった
  • 同じ方法でできる仕事なのに、わざわざ別の方法で処理していた

上記のようなことに遭遇して、

いったいどんな仕事のやり方をしていたんだろう?

このような疑問を抱いたことがありました。

しかし、評判が良かった前任者を否定しても、あなたの株が下がるだけなので、とくにいいことはありません。

逆にいうと、あなたのレベルが高いということですから、前任者を否定することなく、

前任者を超えるレベルで、黙々と仕事をしていく

というのがおすすめです。

評判がよかったものを下げるより、評判がよかった人を超える仕事をしていれば、おのずとあなたの評価は高まっていくでしょう。

引き継ぎ後に問題が発生した場合の対処方法

引き継ぎがうまくできたかどうか関係なく、仕事を引き継いだあとに問題が出てくることはよくあることです。

ここでは、よくあるケースと対処法についてご紹介します。

前任者が意図的に問題を隠していたとき

業務を引き継いで仕事を始めてみると、

前任者が問題を隠していた

という場面に遭遇することがあります。

前任者が問題と思っていなかった軽いものから、

これはバレたらやばいから、意図的に隠していたんだろうな…

というレベルのものまでさまざまです。

明らかに会社の不利益になるような問題であれば、早めに上司に報告しましょう。

まずは「相談」という形をとるのがよいかもしれません。

そのまま問題を隠し続けるのはNGです。

隠していたら、あなたのせいにされてしまいますよ

時間が経って会社に発覚したときに、

気がつきませんでした…

と言い逃れしたところで、

君の能力が足りないから見つけられなかったのでは?

このように思われてしまうだけです。

取引先の不満を、前任者が抑え込んでいたとき

営業部などの引き継ぎで起こるケースとして、

クライアントの担当者が替わった途端に、先方から問題や不満が続出してくる

上記のような場合があります。

このケースでは、以下の二種類のパターンがあります。

  1. 前任者が先方とそりが合わず、使えないと思われていた
  2. 前任者が強引な進め方をしていた

前任者とそりが合わなかったという場合は、担当が変わってあなたがうまくやれば、不満は解消されていくでしょう。

しかし、前任者が強引だったという場合は、ちょっとややこしくなる危険性があります。

前任者が強引で不満が出てきたということは、取引先の無理な要求を飲まずに、先方の不満を抑え込みながら回していたケースが多いのです。

たとえば、以下のような事例が挙げられます。

  • 先方にとって都合がよくなるように、取引条件の見直しを迫られていた
  • 先方からの「お願い事項」を抑え込んでいた
  • 人的な応援や労働力の提供を要求されていた

こういった要求を抑え込んでいた場合、会社としては、前任者を「有能である」と判断していた可能性が高いです。

会社側の要求をクライアントに飲ませているわけですから、多少の不満が先方から出ていたとしても、

彼は取引先をしっかりコントロールできているな

という評価が与えられていたりします。

そして抑え込んでいたクライアントの不満は、担当者が替わったときに噴出してくるものなのです。

こういった場合の解決策としては、

まずは前任者のやり方に従っておく

ということが無難でしょう。

前任者から担当が変わってすぐに、取引条件を変えるとか優遇するというのも、逆におかしな話です。

担当者になったからには、積極的に解決していこう!

こういった気持ちになるのは理解できますが、だからといって、クライアントの肩を持つ言い方をしてしまうと、

君は相手の言いなりになっているのでは?

会社からはこのように見えてしまうので、注意が必要です。

まとめ:引き継ぎがいい加減だったとしても、あなたの対処を会社は見ている

今回は、仕事でいい加減な引き継ぎをされて困惑している方へ向けて、

  • 引き継ぎがいい加減でも冷静に対処するべき
  • 引継ぎ資料がいい加減なときにありがちな注意点
  • いい加減な引き継ぎを乗り切るためのポイント
  • 引き継いだ後に問題が発生した場合の対処法

といった内容についてお話ししました。

仕事の引き継ぎがいい加減だったとしても、ヤケを起こさずに冷静に対処しましょう

引き継いだ限りは、今後はあなたが責任を持つことになりますし、あとで困るのもあなた自身なのです。

引き継ぎの際には最大限の注意を払い、

なにかあれば前任者に確認できるようにしておく

ということをおすすめします。

引き継ぎがいい加減だった場合、当面は大変かもしれませんが、

頑張って前任者よりいい仕事をすれば、評価されるチャンスでもある

このような見方もできるのです。

また、引き継ぎがスムーズに進んだとしても、前任者が有能だった場合には、それ以上の能力が期待されるので手は抜けません。

いずれにしても、引き継ぎした前任者を否定するのはNGです。

うっかり非難したりグチを言ったりすると、自分の評判を落としかねませんので、くれぐれも注意してください。

中途採用で入社した場合、あなたは即戦力として期待されています。

しばらくは不満をグッと飲み込んで、まずは仕事に慣れることに集中しましょう。

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この記事を書いた人

50代男性、東京都在住。日用品業界にて30年近く営業として働いています。
7回ほど転職を経験しており、私の転職体験や経験が40代の転職でお悩みの方に、なにか少しでも参考になればと思っています。

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