内定・入社準備

転職時の必要書類をすべて解説します|退職から入社手続きまで

いまの会社を退職して、新しい会社へ転職する場合は、いまの会社に必要なものを返却したり、新しい会社に必要書類を提出したり、何かと手続きが発生します。

40代で初めて転職するという方なら、

  • いまの会社に、いつどのようなものを返却して、逆になにを返してもらうのか?
  • 新しい会社に、いつどのような必要書類を提出しなければならないのか?

このような点があまり見えずに複雑なイメージがあるため、転職に不安を感じている人もいるのではないでしょうか?

この記事では、人事・総務歴20年以上の筆者が、転職時の必要書類と返却すべき書類を、転職プロセスに沿って、すべてを分かりやすく解説します。

最後まで読んでいただければ、不安な気持ちは解消して、転職時の必要書類に関する手続きは万全と思えるはずです。

退職時にいまの会社に返却するもの

事務的なことはこれまですべて会社任せにしていた、このような人も多いのではないでしょうか?

転職すれば、これらの手続きは全て自分で行うことになります。

ただ、退職する会社から必要書類を返してもらい、その書類を入社する会社に提出するだけで、手続きが完了するものもあります。

まず最初のステップとして、退職するときに「いまの会社へ返却するもの」を整理していきましょう。

1.健康保険証

いま通院していたとしても、会社から支給されている健康保険証は、退職日までしか使用できません。

また、健康保険証をすぐに返却しないと、転職先で健康保険の加入手続きが遅れることになりますので、退職日が過ぎたらすぐに会社へ返却しましょう。

2.備品関連

社員証、制服、ロッカー・机の鍵、名刺、会社から支給された文房具や印鑑など

会社から支給されていたこれらの備品は、最終出勤日までに会社に返却する必要があります。

3.通勤定期券

会社から通勤定期券を現物支給されていた場合は、定期券自体を返却します。

4.データ類

勤務中に作成したデータ類については、自分に所有権があるように思えますが、「機密保持誓約書」を社員に記入させている企業がほとんどです。

データの持ち出しは厳禁

このように誓約書で定められている場合がほとんどですので、データは持ち出さずに残していくようにしましょう。

退職時にいまの会社から受け取るもの

次に、退職時にいまの会社から受け取るものを整理していきましょう。

ご紹介する以下の3点は、退職する会社から受け取るとともに、転職先の新しい会社で提出を求められる書類となっています。

1.雇用保険被保険者証

転職先の新しい会社で、雇用保険に加入するために提出する必要があります。

退職日までに会社から受け取りましょう。

2.年金手帳

転職先の新しい会社で、厚生年金や健康保険に加入するために提出する必要があります。

退職日までに受け取りましょう。

3.源泉徴収票

転職先の新しい会社で、年末調整を実施してもらうために提出する必要があります。

源泉徴収票は、最終給与の支給額が確定しないと会社は発行できませんので、退職してから後日に、会社から郵送で受け取ることになるはずです。

新しい会社で年末調整を実施するのは10〜12月頃ですので、遅くともその時期までに受け取れるよう、退職前に会社へ確認しておきましょう。

転職前に準備すべき必要書類

次のステップとして、転職前後の必要書類をチェックしていきます。

新しい会社に応募してから入社するまでは、受け取る書類よりも、提出する書類のほうが圧倒的に多いでしょう。

ここではまず、求人に応募してから転職する前までの必要書類を、プロセスに沿ってご紹介します。

求人に応募する時の必要書類

〇履歴書・職務経歴書

選考で自分のことを知ってもらい、採用してもらうために提出が必要な書類です。

内定時の受取書類

〇採用通知書、労働条件通知書

これらの書類は、すべての企業が発行しているわけではなく、入社手続きに必要な書類ではありません。

しかし、採用を証明する書面や労働条件が詳細に記された書面ですので、後からトラブルとならないように、内定を受けた会社に発行を依頼しましょう。

いまの会社への提出する書類

〇退職届

転職先の内定が決まれば、いま働いている会社に、退職の意思表示をしなければなりません。

何日前までに申し出が必要か、就業規則を確認した上で提出するようにしましょう。

転職先に提出する必要書類

転職した後に、新しい会社へ提出が必要な書類をご紹介します。

入社後すぐに提出が必要な書類

〇雇用保険被保険者証、年金手帳、マイナンバー、資格・免許を証する書類

新しい会社で雇用保険・厚生年金・健康保険に加入するために、提出する必要があります。

とくに年金手帳については、提出が遅くなると新しい健康保険証の受け取りが遅れますので、入社後早々に提出するようにしましょう。

マイナンバーについては、扶養家族がいる場合は家族の分も準備が必要です。

後から提出でも問題のない必要書類

〇源泉徴収票

入社時期が10〜12月である場合、新しい会社で年末調整手続きが始まる時期と重なりますので、入社後早々に提出するようにしましょう。

新しい会社の指示にしたがう必要書類

〇扶養控除等異動申告書、健康保険被扶養者異動届、給与振込口座届出書

これらの書類は、新しい会社から書類を受け取った後、決められた期限までに提出すれば問題ありません。

奥さまを扶養家族にする場合は、奥さまの年金手帳が必要となりますし、扶養家族の収入状況を記入する必要もありますので、先に準備しておくようにしましょう。

まとめ:転職時の必要書類を万全に準備しておこう

今回は転職時の必要書類と、返却すべきものについてご紹介しました。

転職するときには、誰もがいまの会社を円満に退職して、新たな気持ちで転職先へ入社し、できるだけ早く、仕事に集中できる環境に身を置きたいと考えるでしょう。

そのためには、退職する会社へ返却すべきものを滞りなくすべて返却し、タイミングに応じた必要書類を把握して、手続きに関するストレスを取り除くことが大切です。

転職時の必要書類や返却すべきものについては、転職するタイミングでしか、なかなか学ぶことができないものです。

お話した内容を参考にして、転職手続きの必要書類を万全に備えていただければと思います。

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この記事を書いた人
KTOY
40代男性、大阪府在住。某メーカーの総務部に勤務しています。総務・人事・労務の仕事を20年程経験しておりますので、実務的で分かりやすい記事作成を心掛けます。
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