応募書類作成

40代のための履歴書の書き方!これを押さえれば1時間で作成できる

40代のための履歴書の書き方!

転職すると決めたものの、応募書類の準備っていろいろ大変そうで、気が重いですよね。

とくに「履歴書を書くのなんて久しぶり」という人にとっては、

  • 履歴書はやっぱり手書きで書くべき?それともパソコン作成でもいいの?
  • 証明写真はどこで準備すればいいの?服装はどうすれば?
  • 学歴ってどこから書いておけばいいの?
  • 履歴書の志望動機って、40代なら何を書くべき?

こんな感じで、どこから手をつけていいか分からないかもしれません。

でも履歴書って集中的に作成すれば、じつは1時間ほどで完成させることができます

なぜなら、記入欄のほとんどが事実を正確に記載するだけのものであり、考えながら書くところは2つほどしかないからです。

筆者は転職エージェントに勤めていた経験を持ち、これまで数えきれないほどの履歴書を添削してきました。

人事が見るポイントやNGとする基準など、転職者が押さえるべきポイントは心得ています。

今回の記事では、40代の転職活動を始める方へ向けて、

  • 履歴書は手書きとPC作成のどちらがいいのか?
  • 履歴書を作成する際のポイント
  • 履歴書の各項目の書き方
  • 証明写真で押さえたいポイント
  • 郵送する際の注意点
  • よくある質問への回答

上記について詳しく解説しています。

筆者が過去に見た実際のNG例や、必要なテンプレートなどもご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

この記事を読めば、短時間で完成度の高い履歴書を準備できるはずです。

目次
  1. 履歴書を作成する際のポイント
  2. 履歴書は手書きとパソコン作成どちらがいいの?
  3. 履歴書を手書きする際のポイント
  4. 履歴書をパソコンで作成する際のポイント
  5. 履歴書の書き方を各項目ごとに徹底解説!
  6. 履歴書の証明写真には選考要素がある
  7. 履歴書を郵送する際の注意点
  8. 履歴書作成でよくある疑問・お悩みに回答します
  9. まとめ:履歴書はポイントを押さえて短時間で仕上げよう

履歴書を作成する際のポイント

応募書類は時間をかけて作成した方が、通過率は上がるのでしょうか?

答えは、もちろんイエスです。

ただし、もうひとつの応募書類である「職務経歴書」の方に、しっかり時間をかけるべきです。

履歴書には、長時間をかけて仕上げるような欄はないので、短時間で仕上げましょう。

履歴書で重要なポイントは、正確性とマナー

履歴書で書く項目の半分以上は、学歴・職歴・資格欄で構成されています。

これらの欄は事実を正確に書くだけですから、脚色や工夫のしようがありません。

履歴書で工夫できる項目といえば、志望動機と趣味・特技欄の2つだけです。

その2つも記入スペースが小さいので、工夫するといっても限界があります。

履歴書に貼付する写真についても、服装はスーツで写真サイズは4センチ×3センチと、「ルール」が何もかも決まっています。

つまり履歴書とは、

  • 他の応募者と差別化することを目的としていない
  • 自己PRよりも、正確性とマナーが守れているかを見られている

このような性質をもった書類といえるでしょう。

ネガティブ経歴は、職務経歴書に時間をかけて払拭する

履歴書には様々なフォーマットが存在していますが、どれもJIS規格という、国が定めた基準をベースとしています。

JIS(日本工業規格)とは

JIS(Japanese Industrial Standards)とは、鉱工業品の品質の改善、性能・安全性の向上、生産効率の増進等のため、工業標準化法に基づき制定される我が国の国家規格です。

JISは、製品の種類・寸法や品質・性能、安全性、それらを確認する試験方法や、要求される規格値などを定めており、生産者、使用者・消費者が安心して品質が良い製品を入手できるようにするために用いられています。

経済産業省では、技術の進歩や、安全性の向上等、必要に応じて、JISを制定・改正しています。

経済産業省ホームページより

したがって、レイアウトに大きな差はありません。

年齢はもちろん、業界・職種関係なく、ほぼ同じフォーマットを使います。

40代で転職活動をする方なら、記載するべき職歴やブランクが多いという場合もあり、

どのように記載すれば、マイナスを避けられるのだろうか…

このように頭を悩ませている人も多いでしょう。

しかし、履歴書には自由記述欄がほとんど設けられていないので、退職理由やブランク期間の過ごし方などは、職務経歴書で補足するのが一般的となっています。

転職活動において、限られた準備時間を有効に使うなら、履歴書よりも職務経歴書の作成に時間に充てるべきです。

履歴書と異なって、職務経歴書はレイアウト・内容ともに非常に自由度の高い書類ですから、さまざまな工夫をすることができます。

履歴書の作成は1時間で完了できる

お伝えしたように、履歴書の形式(フォーマット)はいろいろありますが、どれも大差ないものです。

どの業界・職種であっても、基本的には同じフォーマットを使うので、

自分に合ったフォーマットはどれだろう?

上記のように悩む必要はありません。

履歴書の大部分が、過去の経歴(事実)に関する記載であり、書き方も決まっています。

記入ミスをしやすいポイントを押さえて作成すれば、1時間前後で完成させることができるはずです。

※写真撮影などの準備時間は除きます

履歴書は手書きとパソコン作成どちらがいいの?

履歴書を提出してください

このように言われた場合、履歴書は手書きで作るのか、パソコン作成でも良いのか悩みますよね。

履歴書は手書きの方が熱意が伝わるよ

という意見もありますが、それは「しいて言えば」の話であり、どちらで提出してもさほど合否には影響しないのが実態です。

とくに指定がなければパソコン作成でOK

パソコン作成の履歴書でOKですよ

このように考えている企業は、2010年頃から増えたように感じています。

そして今では、完全にパソコン作成の履歴書の方が主流です

リクナビNEXTの調査によると、人事担当者の51%の人が、

履歴書の作成方法による評価に違いはない

上記のように回答しており、手間暇をかけて手書きの履歴書を作成するメリットは、以前よりも薄れています。

パソコンで作成するメリット・デメリット

履歴書をパソコンで作成する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか?

具体的には、以下の3点が挙げられます。

パソコンで作成するメリット
  1. 作業工程を効率化できる
    • 手書きでは修正液を使えないが、パソコンなら印刷するまでは何度でも修正できる
    • パソコンで作成してしまえば、何社に応募しようとも、その都度に印刷するだけでOK
  2. 美しい文字で作成できるので読みやすい
  3. 履歴書用紙の購入が不要である

逆にデメリットとしては、簡単に内容を修正して流用できるからこそ、

誤りに気づかずに提出してしまう

このような危険性が挙げられます。

たとえば、業界内で競合となる2社の企業へ応募するので、志望理由はほぼ同じなので、使いまわして履歴書を作成するというケース。

もちろん社名は変える必要がありますが、

うっかり見落として、競合先の社名で間違えたまま送ってしまった…

上記のようなミスがあり得るのです。

しかし手書きで作成する場合は、1枚1枚を自身の手で記入するわけですから、こういった間違いをしてしまう可能性は低いでしょう。

手書きする場合のメリット・デメリット

履歴書を手書きで作るメリットは、

きれいな字で書けば、プラス評価が狙える

という点です。

特技に「書道○段」と書けるような人なら、あえて手書きで作成して、自身の手書き文字を採用担当者に見てもらうのはありでしょう。

面接で会話のネタにもなりますから、手書き履歴書を選択することで、プラスの評価が狙えます。

ただ、字に自信がない人ギャル文字など特徴的な字の人は、できるかぎり履歴書はパソコンで作成した方がよいです。

読みにくい字はマイナス評価になりやすいので、手書きを控えたほうが無難でしょう。

手書きのデメリットとして避けられないのが、作成に時間と手間がかかることです。

1文字ずつ丁寧に記入しなければいけませんから、手書きの履歴書を1枚仕上げるだけでも、かなりの精神力が必要となります。

万が一、誤字や脱字があった場合には、最初からやり直ししなければなりません。

履歴書の最後のほうで、間違えたときの落胆といったらひとしおでしょう。

履歴書を手書きする際のポイント

ここでは、履歴書を手書きで作る場合のポイントをまとめました。

パソコンで作成する場合は、この項目は読み飛ばしていただいても問題ありません。

履歴書をパソコンで作成する際のポイントへ

手書きにおすすめの履歴書サイズ

履歴書のサイズや書式について、企業側から指定されることは稀なので、指定がない限りはどのサイズでもOKです

手書きの場合は、どちらがおすすめかといえばB5サイズです。

A3サイズだと文具店までいかないと手に入らないのに対し、B5サイズならコンビニや100円ショップなど、身近な場所で調達することができます

書式については、JIS規格のフォーマットの履歴書が一般的です。

JIS規格の履歴書なら、学歴・職歴、資格・免許、志望動機、スキルや強みなどをバランス良く訴求できるという利点があります。

手書き用の履歴書は、100円ショップで入手可能!

手書き用の履歴書は、わざわざ文具店にいかなくとも、100円ショップで簡単に手に入ります。

100円ショップの履歴書なんて、ペラペラの粗悪品じゃないの?

このように不安に思う人もいるかもしれませんが、全くそんなことはありません。

筆者のおすすめはダイソーの履歴書です

◆パッケージ

ダイソーの履歴書(パッケージ)

◆用紙

ダイソーの履歴書(用紙)

おすすめする理由は以下の4点です。

  • JIS規格を満たしている
  • 安心の日本製
  • 用紙もそこまで薄くない
  • 7枚も入って税込110円。コスパ良し!

ひとつだけ残念なのは、郵送用の封筒が長4封筒であること

長4封筒では、履歴書を半分に折って、さらに3つ折りにしないと入りません。

これでは、採用担当者が届いた履歴書を拡げると、折り目がたくさんついてしまいます…

履歴書を郵送する際の注意点については、詳しくは後述しますが、極力折り目がつかぬようA4サイズの封筒で送るのが理想です

履歴書は100円ショップのほかにも、コンビニでも売っています。

たとえば、セブンイレブンの履歴書は4枚セットで税込239円。ダイソーと比較すると値段は倍となり、枚数も少ないのでお高めです。

品質としては、ダイソーのよりも少しだけ厚みがあり、上質な紙であるという印象を持ちます。

記載項目については、セブンイレブンの履歴書にはメールアドレス欄が無いというだけで、ほとんど変わりはありません。

ダイソーの倍の値段がするといっても、その差はわずか129円ですから、気にならない人はセブンイレブンで購入するのもありでしょう。



履歴書をパソコンで作成する際のポイント

ここでは、パソコンで履歴書を作成する場合のポイントをご紹介します。

パソコンの履歴書は、基本的にA4サイズ2枚

履歴書をパソコンで作成する場合も、企業から指定がない限りは、どのサイズでもOKです。

ただ家庭用のプリンターでは、A4サイズまでしか印刷できない場合がほとんどなので、左右を分割して2枚で印刷しましょう。

そのまま2枚で提出して問題ありません

もしA3サイズで提出するように指定された場合は、コンビニのコピー機で2枚を並べて、A3に印刷するとよいでしょう。

パソコン作成なら、状況に応じて書式変更できる

40代ともなると、書き出す職歴が多くて、

一般的な履歴書の記入欄では収まらない…

という方もいるかもしれませんね。

そういった方は状況に応じて、以下のようなフォーマットのテンプレートを使用するのがおすすめです。

  • 学歴・職歴欄が大きい履歴書
  • 志望動機の欄が大きい履歴書
  • 自己PR欄が大きい履歴書

一般的なJIS規格のものを含めて、さまざまなテンプレートが以下のページよりダウンロードできます。

リクナビNEXT利用者は便利!登録内容からPC履歴書を自動出力できる

転職サイトの「リクナビNEXT」を利用している方は、既に登録した会員情報をベースにして、履歴書をWord形式で出力することができます

イチからパソコンで履歴書を作成しなくても、登録済み情報を用いて履歴書として使えるので、とても便利な機能です。

ただ、ダウンロードしたWordファイルだけで、履歴書が完成しているというわけではなく、直接編集が必要な項目もありますので注意しましょう。

リクナビNEXTの詳細はこちらから

パソコン作成でも、印鑑と写真貼付だけはひと手間かけよう

パソコン作成の履歴書を提出する場合でも、必ず印刷後にひと手間をかけましょう。

以下の2点について実施することで、履歴書の見栄えがよくなって、採用担当者に好印象を与えることができます。

捺印について

氏名左横に捺印欄がある場合は、印刷ではなく直接押印をしましょう

証明写真について

データ化した写真画像を印刷するのではなく、プリントアウトされた証明写真を貼りつけしましょう。

貼り付けする際は、のりが乾いて写真がとれてしまったときのことを考えて、写真の裏に自身の氏名を記載しておくことをおすすめします。

※証明写真については、別項で詳しく解説します。

履歴書の書き方を各項目ごとに徹底解説!

履歴書の記入例

ここでは、履歴書の各項目の書き方について、記入時の注意点を解説します。

【作成日付・生年月日】日付は西暦で統一しよう

作成日付や生年月日、学歴・職歴など文書内の日付については、すべて西暦で書くことをおすすめします。

40代の方が年号を用いて書くと、履歴書内に「昭和・平成・令和」の3種類が登場することなるので、

どこに何年くらい所属していたのか、期間が把握しづらいな…

このように、見る側が正確な期間を判断しづらいのです。

公的機関では元号を優先して使っていますが、民間企業では西暦を使用するのが一般的です。

公務員やそれに準じる団体の求人に応募する以外は、西暦表記の利用をおすすめします。

元号、西暦どちらかによって有利・不利があるわけではないので、

どうしても元号で書きたい!

というこだわりがあるのなら、もちろん元号表記でも問題はありません。

ただし元号を使用する場合は、職歴は元号で、資格は西暦でというように、履歴書内で異なる表記を混ぜて記載するのはNGです。

また、履歴書では元号を使用しているのに、職務経歴書は西暦で記載と、書類ごとに表記が違うものもよくありません。

不一致の状態で書類を提出すると、

ビジネスセンスがないな…
几帳面さに欠けるようだ

このような判断をされる恐れがあるので、必ず統一するようにしましょう。

西暦と元号の早見表は、以下のページが便利です。

【氏名】「ふりがな」はひらがなで「フリガナ」はカタカナで記載する

氏名欄のふりがなの欄では、フォーマットの記載が、

  • 「ふりがな」と書かれている場合は、ひらがなで書く
  • 「フリガナ」と書かれている場合は、カタカナで書く

というのが一般的です。

かりに間違って記載したからといって、即不合格になるレベルの話ではありません。

ただ、統一されている方が見た目にもよいので気を付けましょう。

【メールアドレス】アドレスの文字列はビジネス向きですか?

採用担当者がふと気が付いて、

あれ?これは…

と思ってしまうのが、メールアドレスの文字列です。

◆注意した方がよいメールアドレスの例

  • お気に入りの芸能人や恋人などの名前などを含めているアドレス
    (例)love-arashi-forever@○○○.com
  • 趣味などを表現しているアドレス
    (例)itsudemo-pokemongo@○○○.com
  • 顔文字を含めているアドレス
    (例)happy2020 .0v0. @○○○.com

こういったアドレスは、日常的で使用するメールとしては問題ないでしょう。

ただ、40代が転職活動用に使うメールアドレスとしては、ふさわしいものとはいえません。

採用担当者においては、

この文字列にどんな意味があるのかな?

という想像する人が意外に多いので、使うメールアドレスよっては、あらぬイメージを持たれかねません。

できればシンプルなもので、氏名をベースにしたメールアドレスなどを使うことをおすすめします。

【学歴】高校入学からの記載でOK

学歴欄でいちばん重要なことは、入学・卒業年月日を正確に記載することです。

よくありがちなミスが、

  • 高校在籍期間が2年しかないことになっている
  • 大学に3年しか通っていないことになっている

こういった状態になってしまっているケースです。

ちょっとした勘違いで間違っただけでも、経歴詐称と判定される可能性もあります。

自分だけの記憶に頼らず、以下のようなツールを活用してミスを防ぎましょう。

人事担当者は学歴情報で何を判断しているのか?

採用担当者が学歴欄でチェックしているのは、おもに以下の4点です。

  • 学力がどの程度か?
  • 専攻は何か?
  • 中退か卒業か。卒業の場合、何年で卒業しているか。留年経験はあるか?
  • 学歴の中で、不自然なブランクはないか?

大企業ほど、学歴についてシビアかつデジタルに判定する傾向があります

学歴のブランクは、2年までがOKラインです

このように決めうちにしている企業もあり、浪人+留年が2年以上ある人は、理由に関わらず不合格にされてしまうケースもあるのです。

学歴は今から変えることはできません。

入学卒業年月日の記入ミスによって、誤った判定をされることは大変もったいないことですので、記載時には細心の注意を払いましょう。

学歴はどこから記載すればよい?

学歴をどこから記載するのかについては、とくに明確な決まりはなく、

  • 中学卒業から記載する
  • 高校入学から記載する

上記のどちらかが一般的です。

たとえば中学受験をしていて、勉強に励んでいたことをPRしたいのであれば、中学卒業から記載するのがよいでしょう。

とくに必要がなければ、高校入学からの記載で問題ありません。

高校の表記について

国立/県立/市立といった表記や、私立という記述もいれましょう。

また、高校は正式名称である「高等学校」と記載してください。

浪人した場合の記載について

浪人して入学した場合は、予備校などを記載する必要はありません。

浪人した期間については省略可能です。

大学・大学院の表記について

大学は学部・学科名まで細かく記載しましょう。

いちど大学に入学して、その後に別の大学に編入した場合などは、わかるように時系列ごとに学校名を記載してください。

また、大学院の卒業時は「修了」と記載します。

【職歴】入社・退社の年月日間違いは命取りになる

学歴の入学卒業年月日と同様に、職歴の入社や退社の年月日間違いは命取りです。

職務経歴書に記載する入社退社年月日と、必ず整合性をもたせてください。

職歴として認定される雇用形態は?

何を職歴として認定するかについて、明確な決まりはありません。

ただ一般的には、

  • 正社員
  • 契約社員
  • 派遣社員

上記のいずれかで勤務したものを、職歴として記載しましょう。

アルバイトについては、職歴としてカウントしないというのが一般的です。

アルバイト勤務がメインだった場合

キャリアの半分以上がアルバイトだったという方の場合。

アルバイト勤務を職歴として記載しなければ、ブランク(無職)扱いになってしまいます。

このケースでは、アルバイト先の企業名を職歴として記載しましょう。

離職期間が1年を超えていて、生活費目的でアルバイトしているという場合も、記載しておくことをおすすめします。

アルバイトではあっても、

離職期間中も社会生活を継続しています

というPRになるはずです。

派遣社員の職歴記載方法は?

派遣社員として勤めた経験のある人なら、

  • 派遣元の企業名だけを記載するのか?
  • 派遣先の企業名についても記載すべきなのか?

上記のどちらなのか迷いますよね。

派遣社員の場合は、「派遣元・派遣先・業務内容・派遣期間」を明記する必要があります

記載方法については、以下のサイトを参考にしてみましょう。

1社に長期間勤務していて、職歴欄に余白が残ってしまう場合

1社に長期間勤務している人であれば、入社と退社だけを記載していると、2行で職歴が終わってしまいます。

この場合は、配属部署の異動や昇格した時期ごとにその内容を記載し、職歴にボリュームを出しましょう。

◆職歴の記載例

2000年○月 △△△△株式会社入社
東京営業部に配属、◎◎◎拡販業務に従事
2006年○月 人事部に配属、新卒採用チームに参画
2010年○月 大阪営業部に配属、◎◎◎業務に従事
2014年○月 大阪営業部 課長に昇格(部下○名)
2018年○月 大阪営業部 部長代理に昇格(部下○名)
2020年○月 現在に至る

【免許・資格】合格証を手元において、正確に記入する

免許・資格に関する記述をするときは、資格名を省略することなく、正式な資格名称と取得年月日を正しく記載しましょう。

合格証を手元に起きながら、書き写すことをおすすめします。

もし、合格証が手元にない場合は、正式な資格名称をネットで調べましょう。

◆おもな資格の正式名称

資格正式名称
MOSMicrosoft Office Specialist
漢検日本漢字能力検定
英検実用英語技能検定
珠算日本商工会議所珠算能力検定
全国珠算教育連盟珠算検定
秘書検定秘書技能検定
簿記日本商工会議所簿記検定
初級シスアド初級システムアドミニストレータ
宅建宅地建物取引士
普通自動車免許普通自動車第一種運転免許
普通自動車二種普通自動車第二種免許
大型免許大型自動車免許
大型第二種免許大型自動車第二種免許
主な資格の正式名称|エン転職より

複数の資格を取得している場合は、取得年月日順に記載するのが一般的です。

資格が全くないという人は、勉強中の資格でもよいので、下記のような表現で記載してみましょう。

  • 現在、○月にある○○試験に向けて勉強中です
  • ○月に○○試験を受験済で合格見込み。現在は、○月○日の合格発表待ちです

【志望動機】盛り込むべき要素は2つだけ(例文あり)

志望動機の欄は、履歴書の中で自由記述ができる数少ない欄のひとつです。

採用担当者も必ず目を通します。

記載できるのは、パソコン作成の場合で150~180文字ほど。手書きだと、もうすこし少ないでしょう。

あまり多くの文字数を記載できないので、以下の2つに要点を絞って、記載するようにしてください。

  1. 企業の魅力
    会社の商材・サービスの魅力について記述する
  2. 仕事で貢献できること
    営業力や人脈など、自分の経験から何が活かせそうか記述する

たとえば、営業職の場合なら以下のとおりです。

◆営業職の志望動機例文

貴社が独自開発されている○○は、○○という点で大変魅力的です。

今後○○や○○が想定される中で、さらに需要が伸びていくと推測しており、高い将来性を感じています。

私には、これまでの○年間の営業経験があり、その中で培った○○や○○のスキルを活かしたいと考え今回応募させて頂きました。

即戦力として高い貢献ができるよう、努力する所存です。(164文字)

志望動機の記載内容について、

うまく思いつかない…

という方は、筆者が執筆した以下の記事で、例文を用いてさらに詳しく解説しています。

ぜひ参考にしてみてください。

【趣味・特技】面接で話が弾むように仕掛ける

履歴書の「趣味・特技」欄は、応募者の「仕事以外の一面」を知ってもらうための記載欄です。

親しみやすさをもってもらえるように、面接で会話が弾むことを狙って記載しましょう。

記載する内容は、マニアックなものよりも、大衆に理解されやすいものがおすすめです。

例えば、

  • ランニング
  • 釣り
  • キャンプ

上記のようなものであれば、面接官と共通の趣味である可能性も高く、面接のなかで会話が盛り上がることが期待できます。

とくにランニングなどは、「目標タイムをどう縮めてきたか?」という過程を話すことで、

  • 目標達成意欲
  • 計画性
  • 自己管理力の高さ

といったことをPRできるでしょう。

ただし、あまりにたくさんの趣味を書いてしまうと、

この人はプライベートを優先する人なのかな?

と受け取られてしまう可能性もあるので、2~3つ程度までに厳選しましょう。

ギャンブル系の趣味は、ネガティブに受け取られやすいので避けた方が無難です。

【扶養家族】間違えると給与提示に影響します

扶養家族の人数は、

自分が扶養する(=養う)責任がある家族が何人いるか?

という数字です。

男性の場合であれば、「妻・子ども・親」といったケースが一般的でしょう。

扶養者がいると、扶養手当の支給対象となって、年収が増える場合があります。

内定になった際に、履歴書に記載された人数をもとに、人事担当者は想定年収を計算しますので、正しい人数を記載しましょう。

内縁の妻は扶養にいれてよいのだろうか?
妻や子どもがアルバイトをしている場合は、除外した方がいいのかな?

といった個別のケースで迷う場合は、下記を参照ください。

【本人希望欄】とくに要望があるときのみ記載する(例文あり)

履歴書の本人希望欄には何を書けばいいのでしょうか?

このような質問を、筆者もよく受けます。

具体的な要望がある場合に記載する欄なのですが、代表的な記載例としては以下のとおりです。

本人希望欄の記載例

【職務内容、待遇に関する内容】

  • ○○職を希望しております。(求人票に募集職種が複数書かれている場合)
  • 正社員を希望しております。(求人票に募集雇用形態が複数書かれている場合)
  • 可能であれば、自宅から1時間半で通勤できる営業所を希望致します。ご検討何卒よろしくお願いいたします。
  • 将来的な転勤は問題ありませんが、家庭の都合で○年までは現在の自宅から通えるオフィスを希望しております。ご検討何卒よろしくお願いいたします。
  • 給与・待遇は貴社規定に準じます。

【転職活動に関する内容】

  • 在職中のため、ご連絡はe-mailで頂けると助かります。お電話の場合は19時以降可能です。

上記に該当するような要望がとくにない場合は、「特にございません」と記載します。

履歴書の証明写真には選考要素がある

選考での第一印象は面接ではなく、履歴書に添付する「証明写真」から始まっているともいえます。

証明写真は、採用担当者が最初に目にする場所です

写真には選考要素があり、写真だけで不合格が決まってしまうこともあるので、取り扱いには十分注意しましょう。

面接官が証明写真で判断する2つの選考要素

写真に選考要素があるといっても、「イケメン・美人か?」といった美的な基準ではありません。

大きく分けると、以下の2つが挙げられます。

◆面接官が証明写真で判断している選考要素

  1. 清潔感があるか、ビジネスマナーがあるか
  2. 好感がもてるか、仕事ができそうか

「清潔感」「ビジネスマナー」といった要素は、社会人として当然のことですから、できているからといって特別な加点はされません。

しかし、「好感が持てる」「仕事ができそう」という印象を与えると、

いちど会って話をしてみたいな

といった展開につながりやすいのです。

書類選考を優位に進めるために、

  1. 「清潔感」「ビジネスマナー」といった要素で満点を取る
  2. 「好感が持てる」「仕事ができそう」という要素で、しっかりプラスαを稼ぐ

というのが、証明写真で押さえておきたいポイントとなります。

カジュアルすぎる服装はダメ!実際にあった過去のNG例

できていて当然とみなされる「清潔感」「ビジネスマナー」の要素ですが、実際にはできていない人が結構います。

筆者はこれまでに、数えきれない数の証明写真を見てきましたが、実際に目にしたNG例をご紹介します。

◆男性のNG例

  • ネクタイが緩んでいたり、髪の毛が長すぎる
    清潔感を感じさせません
  • シャツのみで写っている
    ネクタイとジャケットは必須です。ビジネスカジュアルは選考の場にそぐわないのが実情
  • ジャケットの下が黒タートルや白Tシャツ
    スティーブ・ジョブズしか似合いません…

◆女性のNG例

  • ジャケットを着ていない
    中はシャツ以外でも構いませんが、ジャケットは必須です
  • 無造作ヘア、盛りすぎヘア
    清潔感がないので、毛先は揃えた方がベターです
  • 正面を向いていない
    モデル事務所などに応募するような写真は、履歴書には向いていません

◆男女共通のNG例

  • スナップ写真を切り抜いて貼っている
  • 写真のサイズが違う。履歴書の写真欄よりも小さい(大きい)ものを貼り付けている
  • 模様の入った壁紙や部屋の小物が映り込んでいる

普段の通勤服として、ビジネスカジュアルは定着しつつあります。

しかし、書類選考や面接の場においては許容されていないのです。

カジュアルとは、「気軽な」「くつろいでいる」という意味。

企業の人事担当者が求めているのは、気軽な応募ではなく真剣な応募です。

そして、ルールやマナーをしっかり守れる人物を欲しています。

写真を撮るときは、面接のときと同じ格好で撮りましょう。

面接時の服装については、以下の記事を参考にしてください。

笑顔の写真を使うだけで、印象を変えて通過率アップ!

見た目は変えようがないから、そのままを撮ってもらうしかない

上記のような思い込みで、無表情の写真を貼っている人も多いです。

しかし、応募書類の情報のなかで写真だけが、

あなたのビジュアル、雰囲気

といったものを、視覚的に伝えることができます。

企業の人事担当者のなかには、応募写真を一目見るだけで、

どうにも仕事ができるように見えない…

というように、直感で落とす人もいるのです。

写真での好感度を少しでも高められるように、恥ずかしさを捨てて撮影にのぞみましょう

「好感がもてる」「仕事ができそう」という写真は、実はちょっとしたコツで簡単に演出が可能です。

少しだけ口角をあげて微笑み、目をぱっちり開けて撮る

上記を意識するだけで、無表情で撮った写真から大きく印象が変わります。

笑顔を見せることで、活発性や主体性といった印象がアップして、書類選考の通過率が向上するはずです。

写真スタジオで撮影しよう

証明写真は、証明写真機や証明写真BOXなどで撮らずに、写真スタジオでプロに撮ってもらいましょう。

写真スタジオで撮影するメリット
  • 紙とデータが同時に手に入る。紙は綺麗にカットされている
  • 取り直し可能。数枚撮影した中で、ベストな一枚を自分で選べる
  • 美肌モードなど、軽微な修正が可能

※サービス内容はお店によって差があります

筆者のおすすめは、全国各地に出店している「カメラのキタムラ」です。

キタムラのWebサイトによると、キタムラで証明写真を撮る人は年間で120万人もいます。

熟練のカメラマンが対応してくれるので、とってもスムーズに撮影可能で、店舗が混雑していなければ、最短10分で撮影終了です。

値段は写真とデータで2,600円(税別)から。

色々なプランがあるので、ぜひWebページを確認してみてください。

撮影するときには、受付とカメラマンの両方に、

転職活動用の写真を撮りにきました

と伝えておくと、カメラマンから身だしなみや表情について、アドバイスがもらえることもあります。

自宅で写真撮影をするときのポイント

お店に足を運ぶ時間がない…
スーツに着替えて出かけるのは面倒だし…

こういった場合は、自宅で証明写真を撮る方法もあります。

自宅撮影におすすめのスマホアプリ

スマートフォンで証明写真を撮影するためのアプリがいくつか開発されており、仕上がり品質もここ数年で各段にアップしています。

筆者がおすすめするのは、以下のスマホアプリです。

かんたん・キレイな証明写真 ~ 履歴書カメラ ~

かんたん・キレイな証明写真 ~ 履歴書カメラ ~

Recruit Co.,Ltd.無料posted withアプリーチ

証明写真アプリ

証明写真アプリ

siranet無料posted withアプリーチ

それぞれ、コンビニのコピー機で印刷が可能です。

自宅撮影するときの注意点

自宅で証明写真を撮影する際は、以下の点に気をつけましょう。

自宅で写真撮影する際の注意点
  • 自撮り棒や腕を伸ばして撮るのは、不自然になるのでNGです。セルフタイマーを利用しましょう
  • できれば白い壁を背景にして撮影しましょう。模様のある背景は避けてください
  • 生活用品などが映り込まないように注意しましょう
  • できれば自然光での撮影がベストですが、暗いときは照明などを利用しましょう
  • 笑顔を意識してください

写真スタジオで撮影する場合は、カメラマンがの人が、

笑ってくださいね!

といった声をかけてくれますが、自宅撮影ではそういったものがありませんので、自分で意識して笑顔の写真を撮ってください。

証明写真はデータで持っておくと便利

撮影した証明写真は、データで保存しておきましょう。

データを保有していれば、提出機会ごとに撮り直しせずに済みますし、何度でもプリントアウトできます。

転職サイト経由でWebエントリーする際や、転職エージェントから提出を求められた際にも活用できて便利です。

履歴書を郵送する際の注意点

履歴書の提出方法は、以下の3つのパターンがあります。

  1. eメールに添付して送付する(PC作成履歴書のみ)
  2. 企業の採用サイトページからアップロードする(PC作成履歴書のみ)
  3. 郵送にて原本を提出する(PC・手書き履歴書)

最近ではメール送付やアップロードする形式が主流ですが、地方の企業などでは、郵送することも多いです。

ここでは、履歴書を郵送する場合の注意点についてご紹介します。

封筒はA4サイズのものを使おう

履歴書の原本は、サイズに関係なく、左右の真ん中で一度だけ折って送りましょう。

何度も折って小さく畳むのはNGです

広げたときに、シワだらけになってしまいます…

履歴書は、A4サイズの職務経歴書と一緒に提出することがほとんどです。

できるだけ折らずに送付できるように、封筒もA4サイズのものを選びましょう。

送り状・添え状を必ずつけよう(テンプレートあり)

応募書類を郵送する際は、送り状(添え状)を添付するのがマナー

ポストイットやメモ帳などを貼りつけて、

よろしくお願いします

といったコメントを書いて送付する人がいますが、これはNGです。

あまりに軽いコミュニケーションで、採用担当者に対して礼節を欠いていると言わざるを得ません。

必ずA4一枚の添え状をつけましょう。

送り状は手書きである必要はなく、パソコン作成ものでOKです。

筆者が作成したWordファイルのテンプレートを以下においていますので、必要な方はダウンロードしてご使用ください。

ダウンロードはこちら


送り状_Word

送り状に記載する内容は?

送り状に記載する内容は、

  • 挨拶文
  • 自分の名前と連絡先
  • 送付内容

上記の3点が盛り込んであれば問題ありません。

ネット上には様々なテンプレがあり、なかには「添え状にも自己PRや志望動機を書くべし!」と指南しているものもあります。

しかし、履歴書と職務経歴書に自己PRや志望動機は記載するので、添え状に改めて記入する必要はないでしょう。

志望度が高い応募先なので、

送り状にも志望動機を書いておきたい!

という人は、以下のサイトから志望動機を記載できるテンプレートを選びましょう。

レターパックなどの追跡可能な郵送方法を選ぼう

履歴書の発送は普通郵便ではなく、レターパックライトなどの追跡可能な郵送方法を選ぶことをおすすめします。

その理由は以下の2点です。

  • 履歴書は個人情報がつまった重要書類。随時、配達状況を確認できるから安心
  • 提出期限内に企業側に到着したか、確認がとれる

レターパックはA4サイズで全国一律料金で送れます。

ポストに投函可能なので、安さと手軽さが魅力です。

レターパックは2種類存在しますが、それぞれの違いは以下のとおりです。

◆レターパックの種類

料金配達方法
レターパックプラス520円対面でお届けして、受領印をいただく
レターパックライト370円郵便受けへお届けする
郵便局ホームページより

企業の人に確実に手渡ししてほしいという場合は、プラスをおすすめします。

ただ、どちらにも追跡サービスがついていますので、基本はライトで問題ないでしょう。

履歴書作成でよくある疑問・お悩みに回答します

履歴書を作成するなかで、よくある疑問やお悩みについて解説します。

ブランクがある場合はどうしたらいいの?

何らかの理由でブランクがある場合に、履歴書ではどのような対応をすればよいのかご説明します。

結婚・出産・介護などのブランクの場合

結婚や出産を機に退職をした人は、職歴欄のなかで退職理由を補足しましょう。

(記入例)
・2016年○月 結婚のため退職
・2016年○月 出産のため退職
・2016年○月 親の介護に専念するため退職

退職理由を簡単に記載することで、採用担当者から、

なるほど、それならブランクも仕方ないな

という理解を得やすくなります。

また、職務経歴書の方では、ブランクに対して以下のような内容を記載しましょう。

  • 退職後に自己学習していたことがあれば、その内容について
  • 育児で得たスキルなど
    例:段取り力 / リスク管理力 / 対応力 / 共感力 / 気配り力

病気によるブランクがある場合

病気を理由に退職している場合は、「病気療養に専念するため退職」と書くのは、あまりおすすめはできません。

かりに完治していたとしても、病み上がりということで敬遠されてしまい、書類審査不合格になりやすいからです。

まずは面接の機会を得ることが大切なので、応募時にあえて伝えることはせず、面接のなかで伝えるとよいでしょう。

ただし以下のような場合には、応募書類に記載した方がよいケースもあります。

  • 2年以上のブランクがある場合
  • 入社にあたり、勤務時間など特別な配慮を企業側に求める場合

前職を短期間で辞めた場合は、職歴にカウントしなくてもよい?

たとえ数日の勤務であったとしても、きちんと職歴に記載した方がよいです

職歴のカウント方法は法律で決まっているわけではないので、書きたくなければ記載しないという選択肢もあります。

とくに転職回数が多い場合は、

選考にマイナスになるのでは?

という不安から、短期間で退職した企業のことを書きたくないという人もいるでしょう。

しかし、就業の事実を記載しなければ、その期間が空白になってしまうので、

この期間は何をしていたのだろう?

このように人事担当者は疑問を持ちます。

かりに事実を伏せて入社できたとしても、年金記録から過去の職歴が人事に知られてしまう場合も…

最悪の場合には「経歴詐称」という判断で、内定取り消しに至ったケースもあるのです。

メリットよりもリスクの方が明らかに大きいので、応募の段階できちんと伝えることをおすすめします。

手書きの履歴書をコピーして、郵送しても問題ない?

作成方法が特に指定されていないからといって、手書きで書いた履歴書を、コピーして使いまわしするのは絶対にNGです。

パソコン作成の履歴書を印刷するのと、手書きの履歴書をコピーするのでは、人事担当者の受け取り方まったく違います

パソコン作成の履歴書は、最初から印刷することが前提です。

しかし手書きの場合は、市販の用紙に直筆で記入するものと決まっているので、コピーという手法は禁じ手の部類に入ります。

採用担当者からは、

志望度も低ければ、パソコンスキルも低い。おまけにマナーもないのか…

という判断をされてしまうでしょう。

プリントアウトして使いたいのであれば、パソコンで履歴書を作成してください。

自宅にパソコンがなく、手書きの履歴書しか作成できないという状況ならば、面倒でも企業ごとに手書きで仕上げるようにしましょう。

手書きの履歴書で、修正液や修正テープを使ってもいい?

履歴書はビジネス文書ですので、記入ミスを修正液や修正テープで修正するのは絶対にNGです。

書き間違ってしまった場合は、最初から書き直しましょう。

それなら、消えるボールペンで書くしかないな…

と考える方もいるでしょうが、インクが薄くて履歴書として不自然な仕上がりになるので、あまりおすすめではありません。

まとめ:履歴書はポイントを押さえて短時間で仕上げよう

今回は、履歴書を作成する上でのポイントや注意点について、詳しく解説してきました。

企業が履歴書で知りたいことは、

応募者の経歴に関する正確な情報

であり、すなわち事実です。

細かい記載のルールなどはありますが、表現方法に悩む部分は少ないですから、この記事を参考にして短時間で完成させてしまいましょう。

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この記事を書いた人
Rika
40代女性、北海道在住。8年半の大手人材紹介会社勤務を経て、現在はフリーで30~40代の方の転職支援業務に従事しております。3000名以上の転職相談(カウンセリング)した経験をもとに、役立つ情報を提供致します。【厚生労働省認定 国家資格キャリアコンサルタント】
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