転職時にも卒業証明書は必要なの？発行手順やよくある疑問を解説

転職したときには、ふだん使わない書類がいくつもあって、不明なことも多いですよね。

転職先からこのようなことを言われてしまって、

上記のような疑問をお持ちの方が多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では、転職する際に必要となる卒業証明書について、発行手続きの方法やよくある疑問について詳しく解説しています。

筆者は20年前、入社時にまちがって卒業証書を持っていってしまい、大いに恥をかいたことを今でも忘れていません。

ですから、のちに別会社で人事部に配属になったとき、卒業証書を持ってきた新入社員を笑えませんでした…

あなたはそんなことにならないように、ぜひこの記事を読んでいただき、卒業証明書についての理解を深めてください。

卒業証明書の基礎知識

卒業証明書とは、いったいどのような書類なのでしょうか。

卒業証書とはなにが違うのかご存知ですか？

まずは卒業証明書がどういった書類なのか、基本的なことを確認していきましょう。

卒業証明書とは？

卒業証明書とは、あなたがその学校を卒業したことを証明するために、学校が発行する書類のことです。

とくに決まった書式はなく、学校ごとに独自の書式が用意されており、以下のような事項が記載されています。

ちなみに高校や大学は「卒業証明書」ですが、大学院の場合は「修了証明書」となります。

修了証明書も内容や使われ方は、卒業証明書と同じです。

どんなときに使う書類なのか

卒業証明書が使われる場面としては、大学などに進学する場合と、新卒で会社に入社する場合です。

新卒入社の場合は、ほとんどの会社で卒業証明書の提出を求められますが、まれに転職時にも提出を求められることがあります。

進学・就職以外では、ほぼ使うことはない書類でしょう。

卒業証書との違いは？

卒業証書とは、学生がその学校の全課程を修了したことに対して、学校長が学生に授与する証書です。

大学では「学位記」といわれます。

卒業証書と卒業証明書は、どちらも学校の卒業を証明する書類ですが、内容はまったく別のものとなります。

まず、卒業証書は1枚しか発行されません。

このように学校にお願いしても、再発行はしてもらえないでしょう。

それに対して卒業証明書は、学校へ申請すれば何度でも発行が可能です。

卒業証書は本人に対して授与するもので、本人が保管することを目的としています。

しかし卒業証明書は、本人が保管するためのものではなく、就業先などに提出する目的で発行される書類です。

筆者は20年前、まちがって卒業証書を会社に持っていきました。

同期が40人ほどいる会社だったのですが、人事の方から、

このように笑われてしまったことが、今でも忘れられません。

会社によっては、「卒業証書のコピーでも可」というところもあるようです。

しかし、筆者の場合は認められず、急いで学校に発行をお願いしたことをよく覚えています。

会社が提出を求めているのは卒業証明書ですので、筆者のように間違わないように気をつけましょう。

成績証明書とは別の書類です

成績証明書も卒業証明書とは別の書類であり、その学校の成績や単位の修得数などが記載された証明書です。

卒業証明書と同じく、学校に発行してもらいます。

新卒で就職した際の必要書類として、卒業証明書と成績証明書をセットで求められることが多いです。

ちなみに卒業証明書は、卒業後に何年経っていても、申請すれば発行してもらえます。

しかし成績証明書は、現在は卒業後の5年間しか発行してもらえません。

学校教育法施行規則で、記録の保管期間が決まっているからです。

こういった期間の制限もあるため、成績証明書を転職時の必要書類として求められることはあまりないでしょう。

卒業証明書の発行手続きについて

卒業証明書が必要な場合は、どうやって発行してもらえばいいのでしょうか？

ここでは、卒業証明書の発行手順などについてご説明します。

卒業証明書の発行を依頼する方法

卒業証明書が必要になった場合は、あなたが卒業した学校で発行してもらいます。

学校に郵送で申請するか窓口に出向くなどして、申請書と本人確認書類を提出して申請しましょう。

申請書は学校によって異なりますので、まずは卒業した学校のホームページを確認してみてください。

例として立命館大学のホームページを見てみますと、証明書発行依頼書がダウンロードでき、必要書類や発行手数料の支払い方法も記載されています。

証明書申込案内｜立命館大学

現在ではこのように、証明書発行に必要な情報をホームページに記載している学校がほとんどです。

卒業証明書が必要になったら、まずは母校のホームページをのぞいてみましょう。

発行にはどのくらい時間がかかるのか？

発行に要する時間は学校によって異なります。

たとえば前述した立命館大学では、「発行に要する日数」として、

上記のようにホームページに記載されています。

他の学校についてもホームページで確認してみると、1週間以内に発行してくれる場合が多いですね。

転職先から提出を求められて、学校に証明書を申請する際は、この発行日数を必ず確認しておきましょう。

学校によっては、発行に時間がかかることもあるかもしれません。

しかし転職先に、「いつ届くかわからない」とは報告できませんよね。

もしホームページに日数の記載がない場合は、必ず電話で学校に確認しておき、

このように転職先へ報告できるようにしておきましょう。

学校によっては、発行に手数料がかかることも

小中学校の場合は、発行手数料は無料の場合がほとんどですが、高校や大学の場合は発行手数料が必要となります。

発行手数料についても、各学校のホームページに記載されていますので、確認してみましょう。

発行手数料が200円〜500円という学校が多いようです。

ただ、英文の卒業証明書の場合は少し高くなり、1通1000円といったところもあります。

ちなみに、筆者が住んでいる山形県の公立高校では、発行手数料が「260円分の山形県収入証紙」と設定されています。

各種証明書の発行｜山形県立山形東高等学校

このように、別途用意が必要な場合もありますので、学校の窓口を訪問する前にホームページを確認しておきましょう。

厳封（げんぷう）は必要なの？

転職先から、

このように指示されている場合は、必ず厳封で提出するようにしましょう。

厳封とは、封筒のフタをのり付けするだけでなく、緘印を押すことで、

この封筒は未開封です

ということを証明するものです。

卒業証明書の改ざん防止のために、厳封で提出するように求められることがよくあります。

卒業証明書の厳封は学校におこなってもらう必要があり、発行時に必ず厳封封筒を使用する学校もあるようです。

ただし、すべての学校が必ず厳封封筒で発行してくれるわけではありません。

提出先から「厳封指示」があった際は、学校に厳封で発行してもらうように依頼しましょう。

卒業証明書は何年経っていても発行依頼できる

40代であっても、転職時に大学などの卒業証明書を求められるケースもあります。

このように思ってしまいますよね…

ただ、卒業証明書は卒業から何年経っていても、発行してもらうことができますので安心してください。

卒業証明書は、卒業証書授与台帳に記載された内容に基づいて発行されます。

そしてこの卒業証書授与台帳は、学校教育法施行細則によって、「永年保管」とされているのです。

したがって、卒業から何年経っていようとも、発行することに問題はありません。

かりに統廃合などによって、母校がなくなってしまった場合でも、卒業証書授与台帳は永年保管ですからちゃんと残っているはずです。

統合先の学校か、市区町村の学校関連部署などで保管をしていますので、必要な場合は問い合わせてみましょう。

卒業証明書のよくある疑問・質問にお答えします

卒業証明書がどういった書類なのかは、ここまででご理解いただけたと思いますが、そもそもなぜ就職や転職で、卒業証明書が必要になるのでしょうか？

ここでは、就職時の卒業証明書に関する疑問についてお答えします。

企業が卒業証明書を確認する理由とは？

なぜ企業は、採用した人に卒業証明書を提出させるのでしょうか？

一般的な理由としては、

履歴書に記載された内容に間違いがないか？

上記について確認するためです。つまり、経歴詐称を防ぐためですね。

現在でも多くの企業において、高卒と大卒と大学院卒では、それぞれの初任給が異なっています。

もし卒業証明書がなければ、月給を多くもらうために、高卒だけれど大卒と詐称して応募する人が出てくるかもしれません。

経歴詐称で入社する人を防ぐために、ほとんどの会社が新卒採用では卒業証明書を求めるのです。

新卒で採用された場合は、卒業証明書は準備しておくべき？

新卒で会社に入社する際は、多くの会社で卒業証明書の提出を求められます。

成績証明書とセットで提出させる会社も多いですね。

ただ卒業や成績に関する証明書は、年金手帳や扶養控除等申告書などのような、法的に提出が必要な書類とは性質が異なります。

会社が独自に必要・不必要を判断している書類です。

したがって、会社からとくに指示がなければ、もちろん提出はしなくて構いません。

転職で内定をもらったときも必要な書類なの？

転職をした際でも、まれに卒業証明書を求められるケースがあります。

筆者は転職で使用したことはありませんが、知り合いの何人かは提出していました。

転職者に卒業証明書を求めるような会社では、過去に勤めていた会社の退職証明書も提出を求められることがあります。

もしかすると、以前に雇用していた人で、経歴詐称が問題になったのかもしれませんね…

基本的には、転職時に卒業証明書を求められる会社は、さほど多くはありません。

ただ全くないわけではありませんので、転職先から求められた場合は、きちんと提出をしましょう。

どうしても提出しなければいけない？

転職時に卒業証明書を求められると、

上記のように思ってしまいますよね。

筆者も30代で転職する知り合いに、

こんなふうに相談されたことがあります。

しかし、やはり転職先が求めるならば、素直に提出しましょう。

なぜ転職時まで卒業証明書を求めるのかは、会社によってその理由はさまざまです。

もしかすると、以前の採用者で大学名などの経歴詐称があったのかもしれませんし、社長がそういう確認にこだわる方なのかもしれません。

どちらにしても、会社にはなんらかの事情があって求めているわけです。

会社が求めていることに対して、

こんなふうに言ってしまうと、やはり印象は良くありません。

どうしても理由を知りたければ、入社して人事の担当者と仲良くなって、それから教えてもらいましょう。

上記のように、理由を教えてくれるかもしれませんよ。

厳封したままで提出するべき？

前述したとおり、勤務先から「厳封で」という指示があったならば、学校に厳封で発行してもらって、そのまま提出しましょう。

とくに厳封の指示がないのであれば、開封して提出しても構いません。

その場合は新しい封筒に入れ直すか、クリアファイルに挟むなどして提出しましょう。

卒業証明書はコピーでもいいの？

卒業証明書は原本を提出する必要があります。

書類の改ざんを防止するため、コピー不可としている会社がほとんどでしょう。

提出先で厳封の指示がなければ、開封してコピーをとっておくことは構いません。

ただし、それはあくまで本人保管用としてのもので、どこかに提出する書類としては使えません。

証明書は原本提出が基本だと覚えておきましょう。

まとめ：転職時に卒業証明書が必要となる場合もある

今回は、卒業証明書とはどういった書類で、転職したときにどのように使うのかについてお話ししました。

卒業証書との違いや、卒業証明書の発行方法などをご理解いただけましたか？

きっとこのような方が多いと思いますが、転職したときでも求められる可能性はあります。

その際は、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にして、適切な形で卒業証明書を提出してくださいね。